Veelvoorkomende fouten bij kantoorinrichting en hoe deze te vermijden

Een slecht ontworpen kantoor kan de productiviteit en werknemerstevredenheid aantasten en kan het imago van uw bedrijf bij klanten of klanten schaden. Laten we eens kijken naar wat de meest voorkomende ontwerpfouten zijn bij kantoorplanning, tips voor het herkennen van slechte kantoorontwerpen en ideeën voor het optimaliseren van de werkruimte.

5 veelvoorkomende fouten bij het inrichten van uw kantoor

Of werknemers nu zelfstandig werken of dagelijks meerdere vergaderingen organiseren, elk kantoordetail kan van invloed zijn op de functionaliteit. Als u de veelgemaakte fouten bij het ontwerpen van kantoren begrijpt, kunt u ervoor zorgen dat u een bruikbare werkruimte creëert die uw bedrijf, zijn waarden en zijn werknemers ondersteunt.

Hier zijn vijf veelgemaakte fouten waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van een kantoor:

1. Onvoldoende verlichting

Slechte verlichting kan veel problemen veroorzaken voor werknemers. Fel licht kan hoofdpijn veroorzaken, terwijl dimmeropties kunnen leiden tot vermoeide ogen en verhoogde slaperigheid. Ongemakkelijke werkplekinstellingen kunnen de focus en productiviteit verminderen als werknemers zoeken naar manieren om pijn en obstakels te omzeilen.

Bij het inrichten van uw kantoor kunnen verlichtingsopties de kantoorproductiviteit en werknemerstevredenheid ondersteunen. Natuurlijk licht is het beste om het oogcomfort te bevorderen en werknemers alert te houden en klaar te maken voor de dagelijkse werkzaamheden. U kunt ook innovatieve verlichtingsoplossingen overwegen, zoals corrigerende verlichting om vermoeide ogen als gevolg van langdurige blootstelling aan het scherm te helpen verminderen.

2. Slechte doorstroming of lay-out

Bij een gebrekkig kantoorinrichting hebben ruimtes onvoldoende ruimte om door ruimtes te bewegen. Kantoren hebben vaak meerdere ruimtes nodig, waaronder werkplekken, vergaderruimtes en pauzeruimtes. Omdat ze verschillende functies hebben, moeten deze zones gescheiden blijven om een ​​hogere productiviteit te bevorderen. Slechte doorstroming en lay-out zorgen voor meer afleiding wanneer gebieden elkaar kruisen - werknemers tijdens hun lunchpauze kunnen bijvoorbeeld een bron van afleiding zijn voor werknemers op hun werkstations. De stroom en lay-out van het kantoor moeten ook gemakkelijk te navigeren zijn en op een logische manier worden gerangschikt.

Hoe u werkstations inricht, kan ook van invloed zijn op de productiviteit en prestaties. Werknemers hebben vaak een mix van ruimte voor samenwerking en persoonlijke ruimte nodig om verschillende soorten werk te kunnen doen. Open ontwerpen zijn geweldig voor samenwerking en communicatie, maar kunnen afleiden wanneer werknemers onafhankelijk willen werken. Sommige mensen houden van persoonlijke ruimtes, en open ontwerpen kunnen het een uitdaging maken om die grenzen vast te stellen. Dat gezegd hebbende, kunnen individuele werkstations gezamenlijke inspanningen in de weg staan ​​en kunnen sommige werknemers zich geïsoleerd voelen.

Door uw kantoor zo in te richten en in te richten dat het geschikt is voor verschillende werkstijlen, voorkeuren en typen, kunt u de productiviteit optimaliseren en een slecht kantoorontwerp voorkomen. Werknemers moeten snel tussen ruimtes kunnen bewegen op basis van hun workflow en taken zonder andere gebieden te hinderen.

3. Gebrek aan opslag

Een van de meest voorkomende valkuilen bij het ontwerpen van een kantoor is het vergeten van uw opslagbehoeften. Van voorraadkasten tot persoonlijke archiefkasten, uw kantoor heeft opslagruimte nodig om de activiteiten te onderhouden en zich voor te bereiden op onverklaarde gebeurtenissen. In opslagruimten en kasten kunnen meubels en apparatuur worden ondergebracht en kunnen werknemers van extra voorraden worden voorzien als ze opraken of als er iets kapot gaat.

Geschikte opslagruimtes kunnen zorgen voor een professionele, productieve werkomgeving. Wanneer uw werknemers toegang hebben tot archiefkasten, kunnen ze essentiële documenten opslaan voor later gebruik, waardoor hun bureaus en werkstations vrij blijven van afleidende rommel, zodat ze zich kunnen concentreren op de taken die voor hen liggen en optimaal kunnen presteren.

Hoewel rommel kan afleiden, roept het ook veiligheidsrisico's op. Gevallen of ongeorganiseerde items die paden blokkeren, kunnen struikel- en brandgevaar vormen, waardoor het voor werknemers een uitdaging wordt om veilig door het kantoor te navigeren. Goede opbergoplossingen kunnen ervoor zorgen dat ze altijd een plek hebben om dingen op te bergen, van persoonlijke spullen tot werkaccessoires.

4. Onprofessionele recepties

Uw ontvangstruimte is de eerste indruk die uw bezoekers en partners van uw kantoor krijgen. U wilt de juiste informatie doorgeven om uw waarden en bedrijf te vertegenwoordigen. Comfortabele en adequate zitplaatsen zorgen ervoor dat ze indien nodig ruimte hebben om te wachten terwijl ze laten zien dat u meegaand bent. Het decor moet de waarden en toon van uw kantoor weerspiegelen, zodat gasten zich kunnen voorbereiden. De receptieruimte heeft voldoende ruimte en opslagruimte nodig om toegang te krijgen tot benodigdheden en deze op te slaan voor een georganiseerde, nette ontvangstruimte.

5. Ongemakkelijke kantineruimtes/pauze gebieden

Het ontwerp van de pauzeruimte is essentieel om de productiviteit en focus van werknemers gedurende de werkdag te ondersteunen. Voor veel werknemers is de pauzeruimte een plek waar ze kunnen uitrusten, stress verminderen en hen voorbereiden om hun taken weer op te pakken. Het is ook een ruimte waar ze vrienden kunnen maken en kunnen eten.

Om een ​​succesvolle pauzeruimte te creëren, moet u rekening houden met alle mogelijke functies en behoeften van werknemers. Comfortabel meubilair kan werknemers een aangewezen plek bieden om te ontspannen en een praatje te maken, terwijl tafels en voorzieningen gezonde eetgewoonten kunnen ondersteunen. Veel bedrijven bieden kleine spelletjes of activiteiten aan in pauzeruimtes om teambinding en relaties te bevorderen.

Hoe u veelvoorkomende problemen bij kantoorinrichting kunt vermijden

Uw acties tijdens de plannings- en ontwerpfase kunnen deze veelvoorkomende fouten voorkomen. Als u de stappen begrijpt die u kunt nemen, kan dit uw inkoop- en ontwerpteams helpen een sterker kantoor te implementeren.

Plan lay-out vóór implementatie

Of u nu nieuw meubilair toevoegt of uw werkstationconfiguratie wijzigt, u kunt de flow efficiënt beoordelen door uw lay-out uit te zetten voordat u wijzigingen aanbrengt. Deze oplossingen helpen u problemen te visualiseren, zodat u ze in de planningsfase kunt oplossen in plaats van na installatie en implementatie.

Het uittekenen van plattegronden en meubelopties kan u helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor uw kantoor, waardoor u verzekerd bent van de beste stroom- en ruimte-efficiëntie.

Zorg voor het comfort van de werknemer

Als uw werknemers zich op hun gemak voelen, kunnen ze langer gefocust blijven, waardoor de productiviteit op kantoor toeneemt. Investeren in ergonomisch meubilair, zachte stoffen en rustgevende kleuren helpen je om comfort te brengen in je herontworpen kantoorruimtes.

Bezoekers en partners zullen ook profiteren van comfortabele meubels en kamers, zodat ze zich kunnen aanpassen aan uw kantoor en zich kunnen concentreren op hun zaken met u en uw medewerkers.

Optimaliseer flexibiliteit en functionaliteit

Flexibiliteit kan veel bedrijven ten goede komen, vooral wanneer ze met kleinere kamers of ruimtes werken. Met flexibel meubilair en functies kunt u het kantoor transformeren om aan de veranderende behoeften van uw team te voldoen.

U kunt bijvoorbeeld denken aan barrières tussen werkstations om productief, onafhankelijk werk te bevorderen. Flexibele oplossingen kunnen intrekbare wanden zijn, waardoor werknemers hun samenwerkingsinspanningen kunnen controleren.