6 tips voor het inrichten van je vergaderruimte

Het meubilair en de inrichting van je vergaderruimte moet professioneel zijn voor je klanten en toch comfortabel zijn voor je medewerkers. Design en meubilair maken het verschil bij het inrichten van elke ruimte in je kantoor. Denk aan het kleurenschema en het thema van je kantoor als je dit leest.

Vergaderruimte inrichten met deze 6 tips

De zes tips om de perfecte vergaderruimte te creëren zijn:

1. Consistentie
2. Voorzieningen
3. Behoeften van je klanten
4. Natuurlijk licht
5. Formeel versus informeel
6. Namen van vergaderruimtes

Tips uit onze blog benadrukken hoe je de perfecte omgeving kunt creëren met voorzieningen, design en het meubilair.

1. Consistentie

Je wilt er zeker van zijn dat het meubilair en de inrichting van je vergaderruimte overeenkomt met de rest van het kantoor. Het hoeft niet te versmelten en saai te zijn, maar je wilt de kleuren en thema's consistent houden, zodat je totale kantoordesign vloeit en niet botst. Als je kantoor bijvoorbeeld een grijsachtige tint heeft, kan je de kamer een grijsblauwe kleur geven. Het is nog steeds anders, maar consistent met de rest van je kantoorinrichting.

Je wilt er ook voor zorgen dat je meubilair consistent blijft. Aangezien vergaderruimtes echter op een meer professionele manier worden gebruikt, is het begrijpelijk dat je vergaderruimte meer professioneel meubilair heeft dan de rest van je kantoor. Welke kleuren je ook kiest, zorg ervoor dat ze goed bij elkaar passen en niet botsen op het kleurenspectrum.

2. De voorzieningen

Als je klanten naar je toe komen, wil je er zeker van zijn dat je alles in de vergaderzaal klaar hebt staan. Deze voorzieningen zijn onder andere projectoren, draden die nodig zijn om je computer aan te sluiten op de projector, water, snacks, extra pennen en blocnotes. Als je de vergaderruimte van tevoren voorbereidt, heb je meer tijd voor je vergaderingen dan wanneer je alle benodigdheden probeert te vinden. Houd je vergaderzaal altijd klaar met alles wat je nodig hebt, zodat je altijd voorbereid bent.

3. Denk aan de behoeften van je klant en collega's

Wanneer je collega's en klanten binnenkomen, wat denk je dat hen comfortabel zal maken? Mensen gaan meestal naar een vergaderzaal voor vergaderingen, en deze vergaderingen kunnen soms uren duren. In dat geval wil je er zeker van zijn dat het meubilair en de stoelen in je vergaderzaal comfortabel zijn voor de rug en de armen. Je wilt ook je vergaderzaal inspecteren en ervoor zorgen dat medewerkers of klanten voldoende elleboogruimte hebben om zich comfortabel te kunnen bewegen als dat nodig is. Het bieden van voldoende ruimte voor iedereen om zijn of haar persoonlijke bezittingen te plaatsen kan op zichzelf al een enorme comfort factor zijn.

4. Kies een kamer met natuurlijk licht

Natuurlijk licht in een vergaderzaal is cruciaal. Het maakt de plek een stuk helderder en minder vervelend. Als je urenlang vastzit in een kamer zonder ramen, kan het claustrofobisch aanvoelen en raak je vaak de tijd uit het oog verloren. Een vergaderruimte met natuurlijk licht houdt je klanten en collega's wakker. Ook, wanneer de pauze komt, kunnen ze wat tijd hebben om naar het raam te kijken om aan hun gedachten te ontspannen. Als je niet beschikt over een vergaderzaal met ramen, zorg er dan voor dat je verlichting krijgt die de geest ontspant en niet te licht en te hard is.

5. Formeel vs. informeel meubilair

Denk bij de keuze van het te kopen vergadermeubilair eerst aan je branche. Als je in de boekhouding of in het bedrijfsleven zit, wil je zeker meubilair dat professioneel en formeel is. Nu, je denkt waarschijnlijk, hoe kan ik zien of een meubelstuk professioneel is? Het antwoord is, door de kleuren en de indeling. Professionele kleuren zouden bruin/zwart zijn, en informele kleuren zouden iets anders zijn.

Als je in marketing of design zit, voel je dan vrij om af te wijken van de gebruikelijke formele meubels en ga voor iets leuks en interactiefs voor je medewerkers en klanten om van te genieten. Je kunt zelfs een aantal funky stoelen en zitzakken aan de zijkanten inzetten om je vergaderingen leuker en leuker te maken. Het komt allemaal neer op je markt en kantoorthema.

6. Namen van vergaderruimte

Op naar het leuke gedeelte! Vergaderruimte namen zijn altijd een leuke activiteit als je je hele team erbij haalt om je te helpen. Maak een peiling en laat je collega's de peiling doen om te zien wat de naam van de winnaar moet zijn. Maak het leuk en samenwerkend!

Denk bij het kiezen van namen aan een thema dat je wilt hebben voor alle vergaderruimtes. Dat kunnen superhelden zijn, tv-programma's, reisplaatsen, enz. Denk bij het bedenken van je overkoepelende naam thema's aan je kantoor en je collega's. Wat voor een vibe krijg je van je kantoor? Is het leuk/ eigenzinnig/informatief/serieus? Als je eenmaal hebt besloten hoe je algehele kantoor vibe is, vernauw dan een thema en laat je medewerkers een peiling doen om de winnende namen te kiezen.

Workliving helpt je met het inrichten

Met deze tips heb je een conferentieruimte waar je medewerkers en klanten dol op zullen zijn! Welke andere tips heb je toegepast bij het ontwerpen van je vergaderruimte? Wij horen het graag! Mocht je meer informatie willen over hoe wij jou kunnen helpen met het inrichten van jouw kantoor, neem dan contact met ons op.

Ben je er nog niet helemaal uit en wil je nog meer kantoor inspiratie op doen? Wij helpen je graag met bijvoorbeeld het inrichten van een professioneel kantoor of hoe jij een bureau kiest.